Chương
II
Điều 6. Quốc
hiệu
1.
Thể thức
Quốc
hiệu ghi trên văn bản bao gồm 2 dòng chữ: “CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
2.
Kỹ thuật trình bày
Quốc
hiệu được trình bày tại ô số 1; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở
phía trên, bên phải.
Dòng
thứ nhất: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA
VIỆT NAM” được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng,
đậm;
Dòng
thứ hai: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”
được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14 (nếu dòng thứ nhất cỡ
chữ 12, thì dòng thứ hai cỡ chữ 13; nếu dòng thứ nhất cỡ chữ 13, thì dòng thứ
hai cỡ chữ 14), kiểu chữ đứng, đậm; được đặt canh giữa dưới dòng thứ nhất; chữ
cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối, có cách chữ;
phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ (sử
dụng lệnh Draw, không dùng lệnh Underline), cụ thể:
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
 |
Hai
dòng chữ trên được trình bày cách nhau dòng đơn.
Điều 7. Tên cơ
quan, tổ chức ban hành văn bản
1.
Thể thức
Đối
với các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; Văn phòng Quốc hội; Hội
đồng dân tộc, các Ủy ban của Quốc hội hoặc Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân
các cấp; Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Tập đoàn
Kinh tế nhà nước, Tổng công ty 91 không ghi cơ quan chủ quản.
Tên
cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan, tổ chức chủ quản
trực tiếp (nếu có) (đối với các tổ chức kinh tế có thể là công ty mẹ) và tên
của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
a)
Tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được ghi đầy đủ hoặc được viết
tắt theo quy định tại văn bản thành lập, quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn
và cơ cấu tổ chức bộ máy, phê chuẩn, cấp giấy phép hoạt động hoặc công nhận tư
cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền, ví dụ:
 BỘ
GIAO THÔNG VẬN TẢI |
 TẬP
ĐOÀN ĐIỆN LỰC VIỆT |
 HỘI
ĐỒNG NHÂN DÂNTỈNH NGHỆ AN |
 ỦY
BAN NHÂN DÂNTỈNH THÁI NGUYÊN |
b)
Tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp có thể viết tắt những cụm từ thông
dụng như Ủy ban nhân dân (UBND), Hội đồng nhân dân (HĐND), Việt Nam (VN), ví
dụ:
 UBND TỈNH
QUẢNG BÌNHSỞ NỘI VỤ |
 VIỆN KHOA
HỌC XÃ HỘI VNVIỆN DÂN TỘC HỌC |
2.
Kỹ thuật trình bày
Tên
cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày tại ô số 2; chiếm khoảng 1/2
trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên trái.
Tên
cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ
như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng. Nếu tên cơ quan, tổ chức chủ quản dài,
có thể trình bày thành nhiều dòng.
Tên
cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ như cỡ
chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ
chức chủ quản; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến
1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ. Trường hợp tên cơ quan,
tổ chức ban hành văn bản dài có thể trình bày thành nhiều dòng, ví dụ:
BỘ NỘI VỤCỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ
NHÀ NƯỚC
Các dòng chữ
trên được trình bày cách nhau dòng đơn.
Điều 8. Số, ký hiệu của văn bản
1. Thể thức
a) Số của văn
bản
Số của văn bản
là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của cơ quan, tổ chức. Số của văn bản
được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào
ngày 31 tháng 12 hàng năm.
b) Ký hiệu của
văn bản
-
Ký hiệu của văn bản có tên loại bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theo bảng
chữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao kèm theo Thông tư này (Phụ lục I) và
chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước (áp dụng đối với chức
danh Chủ tịch nước và Thủ tướng Chính phủ) ban hành văn bản, ví dụ:
Nghị
quyết của Chính phủ ban hành được ghi như sau: Số: …/NQ-CP
Chỉ
thị của Thủ tướng Chính phủ ban hành được ghi như sau: Số: …/CT-TTg.
Quyết
định của Thường trực Hội đồng nhân dân ban hành được ghi như sau: Số: …/QĐ-HĐND
Báo
cáo của các ban của Hội đồng nhân dân được ghi như sau: Số …/BC-HĐND
-
Ký hiệu của công văn bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh
nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị (vụ, phòng, ban, bộ phận)
soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo công văn đó (nếu có), ví dụ:
Công
văn của Chính phủ do Vụ Hành chính Văn phòng Chính phủ soạn thảo: Số: …/CP-HC.
Công
văn của Bộ Nội vụ do Vụ Tổ chức Cán bộ Bộ Nội vụ soạn thảo: Số: …/BNV-TCCB
Công văn của Hội
đồng nhân dân tỉnh do Ban Kinh tế Ngân sách soạn thảo: Số: …./HĐND-KTNS
Công văn của Ủy
ban nhân dân tỉnh do tổ chuyên viên (hoặc thư ký) theo dõi lĩnh vực văn hóa -
xã hội soạn thảo: Số: …/UBND-VX
Công văn của Sở
Nội vụ tỉnh do Văn phòng Sở soạn thảo: Số: …/SNV-VP
Trường hợp các
Hội đồng, các Ban tư vấn của cơ quan được sử dụng con dấu của cơ quan để ban
hành văn bản và Hội đồng, Ban được ghi là “cơ quan” ban hành văn bản thì phải
lấy số của Hội đồng, Ban, ví dụ Quyết định số 01 của Hội đồng thi tuyển công
chức Bộ Nội vụ được trình bày như sau:
BỘ NỘI VỤHỘI ĐỒNG THI TUYỂN CÔNG CHỨC
Số:
01/QĐ-HĐTTCC
Việc
ghi ký hiệu công văn do UBND cấp huyện, cấp xã ban hành bao gồm chữ viết tắt
tên cơ quan, tổ chức ban hành công văn và chữ viết tắt tên lĩnh vực (các lĩnh
vực được quy định tại Mục 2, Mục 3, Chương IV, Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân
và Ủy ban nhân dân năm 2003) được giải quyết trong công văn.
Chữ
viết tắt tên cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong mỗi cơ quan, tổ chức hoặc
lĩnh vực (đối với UBND cấp huyện, cấp xã) do cơ quan, tổ chức quy định cụ thể,
bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu.
2.
Kỹ thuật trình bày
Số,
ký hiệu của văn bản được trình bày tại ô số 3, được đặt canh giữa dưới tên cơ
quan, tổ chức ban hành văn bản.
Từ
“Số” được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13,
kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm; với những số nhỏ hơn 10 phải ghi
thêm số 0 phía trước; giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các
nhóm chữ viết tắt ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-) không cách chữ, ví dụ:
Số:
15/QĐ-HĐND (Quyết định của Thường trực Hội đồng nhân dân);
Số:
19/HĐND-KTNS (Công văn của Thường trực Hội đồng nhân dân do Ban Kinh tế ngân
sách soạn thảo);
Số:
23/BC-BNV (Báo cáo của Bộ Nội vụ);
Số:
234/SYT-VP (Công văn của Sở Y tế do Văn phòng soạn thảo).
Điều 9. Địa danh
và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
1.
Thể thức
a)
Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính (tên
riêng của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố
thuộc tỉnh; xã, phường, thị trấn) nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở; đối với
những đơn vị hành chính được đặt tên theo tên người, bằng chữ số hoặc sự kiện
lịch sử thì phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó, cụ thể như sau:
-
Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức Trung ương là tên của tỉnh,
thành phố trực thuộc Trung ương nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở, ví dụ:
Văn
bản của Bộ Công Thương, của Công ty Điện lực 1 thuộc Tập đoàn Điện lực Việt Nam
Văn
bản của Trường Cao đẳng Quản trị kinh doanh thuộc Bộ Tài chính (có trụ sở tại
thị trấn Như Quỳnh, huyện Mỹ Văn, tỉnh Hưng Yên): Hưng Yên,
Văn
bản của Viện Hải dương học thuộc Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam
Văn
bản của Cục Thuế tỉnh Bình Dương thuộc Tổng cục Thuế (có trụ sở tại thị xã Thủ
Dầu Một, tỉnh Bình Dương): Bình Dương,
-
Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh:
+
Đối với các thành phố trực thuộc Trung ương: là tên của thành phố trực thuộc
Trung ương, ví dụ:
Văn
bản của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội và của các sở, ban, ngành thuộc thành
phố: Hà Nội, của Ủy ban nhân dân
thành phố Hồ Chí Minh và của các sở, ban, ngành thuộc thành phố: Thành phố Hồ Chí Minh,
+
Đối với các tỉnh là tên của tỉnh, ví dụ:
Văn
bản của Ủy ban nhân dân tỉnh Hải Dương và của các sở, ban, ngành thuộc tỉnh (có
trụ sở tại thành phố Hải Dương, tỉnh Hải Dương): Hải Dương, của Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Ninh và của các sở, ban,
ngành thuộc tỉnh (có trụ sở tại thành phố Hạ Long, tỉnh Quảng Ninh): Quảng Ninh, của Ủy ban nhân dân tỉnh Lâm
Đồng và của các sở, ban, ngành thuộc tỉnh (có trụ sở tại thành phố Đà Lạt, tỉnh
Lâm Đồng): Lâm Đồng,
Trường
hợp địa danh ghi trên văn bản của cơ quan thành phố thuộc tỉnh mà tên thành phố
trùng với tên tỉnh thì ghi thêm hai chữ thành phố (TP.), ví dụ:
Văn
bản của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Tĩnh (tỉnh Hà Tĩnh) và của các phòng, ban
thuộc thành phố: TP. Hà Tĩnh,
-
Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức cấp huyện là tên của huyện,
quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, ví dụ:
Văn
bản của Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn (thành phố Hà Nội) và của các phòng, ban
thuộc huyện: Sóc Sơn,
Văn
bản của Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp (thành phố Hồ Chí Minh), của các phòng, ban
thuộc quận: Gò Vấp,
Văn
bản của Ủy ban nhân dân thị xã Bà Rịa (tỉnh Bà Rịa-Vũng Tàu) và của các phòng,
ban thuộc thị xã: Bà Rịa,
-
Địa danh ghi trên văn bản của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và của các tổ
chức cấp xã là tên của xã, phường, thị trấn đó, ví dụ:
Văn
bản của Ủy ban nhân dân xã Kim Liên (huyện Nam
Văn
bản của Ủy ban nhân dân phường Điện Biên Phủ (quận Ba Đình, TP. Hà Nội): Phường Điện Biên Phủ,
-
Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức và đơn vị vũ trang nhân dân
thuộc phạm vi quản lý của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng được thực hiện theo quy
định của pháp luật và quy định cụ thể của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng.
b)
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản
Ngày,
tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành.
Ngày,
tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; các số chỉ ngày, tháng, năm
dùng chữ số Ả-rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi
thêm số 0 ở trước, cụ thể:
Thành phố Hồ Chí
Minh, ngày 05 tháng 02 năm 2009
Quận 1, ngày 10
tháng 02 năm 2010
2.
Kỹ thuật trình bày
Địa
danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày trên cùng một dòng với
số, ký hiệu văn bản, tại ô số 4, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu
chữ nghiêng; các chữ cái đầu của địa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấu
phẩy; địa danh và ngày, tháng, năm được đặt canh giữa dưới Quốc hiệu.
Điều 10. Tên loại
và trích yếu nội dung của văn bản
1.
Thể thức
Tên
loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. Khi ban
hành văn bản đều phải ghi tên loại, trừ công văn.
Trích
yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái quát
nội dung chủ yếu của văn bản.
2.
Kỹ thuật trình bày
Tên
loại và trích yếu nội dung của các loại văn bản có ghi tên loại được trình bày
tại ô số 5a; tên loại văn bản (nghị quyết, quyết định, kế hoạch, báo cáo, tờ
trình và các loại văn bản khác) được đặt canh giữa bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14,
kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu nội dung văn bản được đặt canh giữa, ngay dưới
tên loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bên dưới
trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của
dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ, ví dụ:
QUYẾT ĐỊNHVề việc điều động cán bộ
Trích yếu nội
dung công văn được trình bày tại ô số 5b, sau chữ “V/v” bằng chữ in thường, cỡ
chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; được đặt canh giữa dưới số và ký hiệu văn bản,
cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản, ví dụ:
Số:
72/VTLTNN-NVĐP
V/v kế hoạch
kiểm tra công tác
văn thư, lưu trữ năm 2009
văn thư, lưu trữ năm 2009
Điều 11. Nội
dung văn bản
1.
Thể thức
a)
Nội dung văn bản là thành phần chủ yếu của văn bản.
Nội
dung văn bản phải bảo đảm những yêu cầu cơ bản sau:
-
Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng;
-
Phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng; phù hợp với quy định
của pháp luật;
-
Được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác;
-
Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu;
-
Dùng từ ngữ tiếng Việt Nam
-
Chỉ được viết tắt những từ, cụm từ thông dụng, những từ thuộc ngôn ngữ tiếng
Việt dễ hiểu. Đối với những từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản thì
có thể viết tắt, nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải được đặt
trong dấu ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó;
-
Khi viện dẫn lần đầu văn bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký
hiệu văn bản, ngày, tháng, năm ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức ban hành
văn bản, trích yếu nội dung văn bản (đối với luật và pháp lệnh chỉ ghi tên loại
và tên của luật, pháp lệnh), ví dụ: “… được quy định tại Nghị định số
110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư”;
trong các lần viện dẫn tiếp theo, chỉ ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản
đó;
-
Viết hoa trong văn bản hành chính được thực hiện theo Phụ lục VI - Quy định
viết hoa trong văn bản hành chính.
b)
Bố cục của văn bản
Tùy
theo thể loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý để ban hành,
phần mở đầu và có thể được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm
hoặc được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất
định, cụ thể:
-
Nghị quyết (cá biệt): theo điều, khoản, điểm hoặc theo khoản, điểm;
-
Quyết định (cá biệt): theo điều, khoản, điểm; các quy chế (quy định) ban hành kèm
theo quyết định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm;
-
Chỉ thị (cá biệt): theo khoản, điểm;
-
Các hình thức văn bản hành chính khác: theo phần, mục, khoản, điểm hoặc theo
khoản, điểm.
Đối
với các hình thức văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều thì phần,
chương, mục, điều phải có tiêu đề.
2.
Kỹ thuật trình bày
Nội
dung văn bản được trình bày tại ô số 6.
Phần
nội dung (bản văn) được trình bày bằng chữ in thường (được dàn đều cả hai lề),
kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14 (phần lời văn trong một văn bản phải dùng
cùng một cỡ chữ); khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải phải lùi vào từ 1cm đến
1,27cm (1 default tab); khoảng cách giữa các đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu
là 6pt; khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ
cách dòng đơn (single line spacing) hoặc từ 15pt (exactly line spacing) trở
lên; khoảng cách tối đa giữa các dòng là 1,5 dòng (1,5 lines).
Đối
với những văn bản có phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi căn cứ phải
xuống dòng, cuối dòng có dấu “chấm phẩy”, riêng căn cứ cuối cùng kết thúc bằng
dấu “phẩy”.
Trường
hợp nội dung văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm thì
trình bày như sau:
-
Phần, chương: Từ “Phần”, “Chương” và số thứ tự của phần, chương được trình bày
trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu
chữ đứng, đậm. Số thứ tự của phần, chương dùng chữ số La Mã. Tiêu đề (tên) của
phần, chương được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13
đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;
-
Mục: Từ “Mục” và số thứ tự của mục được trình bày trên một dòng riêng, canh
giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự
của mục dùng chữ số Ả - rập. Tiêu đề của mục được trình bày ngay dưới, canh
giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;
-
Điều: Từ “Điều”, số thứ tự và tiêu đề của điều được trình bày bằng chữ in
thường, cách lề trái 1 default tab, số thứ tự của điều dùng chữ số Ả-rập, sau
số thứ tự có dấu chấm; cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ
đứng, đậm;
-
Khoản: Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có
dấu chấm, cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; nếu
khoản có tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình bày trên một dòng riêng,
bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng;
-
Điểm: Thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việt theo thứ tự
abc, sau có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần
lời văn (13-14), kiểu chữ đứng.
Trường
hợp nội dung văn bản được phân chia thành các phần, mục, khoản, điểm thì trình
bày như sau:
-
Phần (nếu có): Từ “Phần” và số thứ tự của phần được trình bày trên một dòng
riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;
số thứ tự của phần dùng chữ số La Mã. Tiêu đề của phần được trình bày ngay
dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;
-
Mục: Số thứ tự các mục dùng chữ số La Mã, sau có dấu chấm và được trình bày
cách lề trái 1 default tab; tiêu đề của mục được trình bày cùng một hàng với số
thứ tự, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;
-
Khoản: Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có
dấu chấm, cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; nếu
khoản có tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình bày trên một dòng
riêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu
chữ đứng, đậm;
-
Điểm trình bày như trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo phần, chương,
mục, điều, khoản, điểm.
Điều 12. Quyền
hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
1.
Thể thức
a)
Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện như sau:
-
Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” (thay mặt) vào
trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức, ví dụ:
TM. HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN
|
TM. ĐOÀN ĐẠI BIỂU QUỐC HỘI
|
-
Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt
“KT.” (ký thay) vào trước chức vụ của người đứng đầu, ví dụ:
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH |
KT. BỘ TRƯỞNG
THỨ TRƯỞNG |
Trường
hợp cấp phó được giao phụ trách thì thực hiện như cấp phó ký thay cấp trưởng;
-
Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh) vào trước
chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, ví dụ:
TL. BỘ TRƯỞNG
VỤ TRƯỞNG VỤ TỔ CHỨC CÁN BỘ |
TL. CHỦ TỊCH
CHÁNH VĂN PHÒNG |
-
Trường hợp ký thừa ủy quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” (thừa ủy quyền)
vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, ví dụ:
TUQ. GIÁM ĐỐC
TRƯỞNG PHÒNG TỔ CHỨC CÁN BỘ
TRƯỞNG PHÒNG TỔ CHỨC CÁN BỘ
b)
Chức vụ của người ký
Chức
vụ ghi trên văn bản là chức vụ lãnh đạo chính thức của người ký văn bản trong
cơ quan, tổ chức; chỉ ghi chức vụ như Bộ trưởng (Bộ trưởng, Chủ nhiệm), Thứ
trưởng, Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Giám đốc, Phó Giám đốc, Q. Giám đốc (Quyền Giám
đốc) v.v…, không ghi những chức vụ mà Nhà nước không quy định như: cấp phó
thường trực, cấp phó phụ trách, v.v…; không ghi lại tên cơ quan, tổ chức, trừ
các văn bản liên tịch, văn bản do hai hay nhiều cơ quan, tổ chức ban hành; việc
ký thừa lệnh, ký thừa ủy quyền do các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể bằng văn
bản.
Chức
danh ghi trên văn bản do các tổ chức tư vấn (không thuộc cơ cấu tổ chức của cơ
quan được quy định tại quyết định thành lập; quyết định quy định chức năng,
nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của cơ quan) ban hành là chức danh lãnh đạo của người
ký văn bản trong ban hoặc hội đồng. Đối với những ban, hội đồng không được phép
sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì chỉ ghi chức danh của người ký văn bản
trong ban hoặc hội đồng, không được ghi chức vụ trong cơ quan, tổ chức.
Chức
vụ (Chức danh) của người ký văn bản do hội đồng hoặc ban chỉ đạo của Nhà nước
ban hành mà lãnh đạo Bộ Xây dựng làm Trưởng ban hoặc Phó Trưởng ban, Chủ tịch
hoặc Phó Chủ tịch Hội đồng được ghi như sau, ví dụ:
TM. HỘI ĐỒNG
CHỦ TỊCH
(Chữ ký, dấu của Bộ Xây dựng)
BỘ TRƯỞNG BỘ XÂY DỰNG
Nguyễn Văn A |
KT. TRƯỞNG BAN
PHÓ TRƯỞNG BAN
(Chữ ký, dấu của Bộ Xây dựng)
THỨ TRƯỞNG BỘ XÂY DỰNG
Trần Văn B |
Chức
vụ (Chức danh) của người ký văn bản do hội đồng hoặc ban của Bộ Xây dựng ban
hành mà Thứ trưởng Bộ Xây dựng làm Chủ tịch Hội đồng hoặc Trưởng ban, lãnh đạo
các Cục, Vụ thuộc Bộ Xây dựng làm Phó Chủ tịch Hội đồng hoặc Phó Trưởng ban
được ghi như sau, ví dụ:
TM. HỘI ĐỒNG
CHỦ TỊCH
(Chữ ký, dấu của Bộ Xây dựng)
THỨ TRƯỞNG
Trần Văn B |
KT. TRƯỞNG BAN
PHÓ TRƯỞNG BAN
(Chữ ký, dấu của Bộ Xây dựng)
VỤ TRƯỞNG VỤ TỔ CHỨC CÁN BỘ
Lê Văn C |
c)
Họ tên bao gồm họ, tên đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản
Đối
với văn bản hành chính, trước họ tên của người ký, không ghi học hàm, học vị và
các danh hiệu danh dự khác. Đối với văn bản giao dịch; văn bản của các tổ chức
sự nghiệp giáo dục, y tế, khoa học hoặc lực lượng vũ trang được ghi thêm học
hàm, học vị, quân hàm.
2.
Kỹ thuật trình bày
Quyền
hạn, chức vụ của người ký được trình bày tại ô số 7a; chức vụ khác của người ký
được trình bày tại ô số 7b; các chữ viết tắt quyền hạn như: “TM.”, “KT.”,
“TL.”, “TUQ.” hoặc quyền hạn và chức vụ của người ký được trình bày chữ in hoa,
cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
Họ
tên của người ký văn bản được trình bày tại ô số 7b; bằng chữ in thường, cỡ chữ
từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa so với quyền hạn, chức vụ
của người ký.
Chữ
ký của người có thẩm quyền được trình bày tại ô số 7c.
Điều 13. Dấu của
cơ quan, tổ chức
1.
Việc đóng dấu trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 và Khoản 3
Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về
công tác văn thư và quy định của pháp luật có liên quan; việc đóng dấu giáp lai
đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo
quy định tại Khoản 4 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP.
2.
Dấu của cơ quan, tổ chức được trình bày tại ô số 8; dấu giáp lai được đóng vào
khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ
giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản.
Điều 14. Nơi
nhận
1.
Thể thức
Nơi
nhận xác định những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản và có
trách nhiệm như để xem xét, giải quyết; để thi hành; để kiểm tra, giám sát; để
báo cáo; để trao đổi công việc; để biết và để lưu.
Nơi
nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản. Căn cứ quy định của pháp luật;
căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức và quan hệ công tác;
căn cứ yêu cầu giải quyết công việc, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì
soạn thảo có trách nhiệm đề xuất những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận
văn bản trình người ký văn bản quyết định.
Đối
với văn bản chỉ gửi cho một số đối tượng cụ thể thì phải ghi tên từng cơ quan,
tổ chức, cá nhân nhận văn bản; đối với văn bản được gửi cho một hoặc một số
nhóm đối tượng nhất định thì nơi nhận được ghi chung, ví dụ:
-
Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ;
-
Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;
Đối
với những văn bản có ghi tên loại, nơi nhận bao gồm từ “Nơi nhận” và phần liệt
kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản.
Đối
với công văn hành chính, nơi nhận bao gồm hai phần:
-
Phần thứ nhất bao gồm từ “Kính gửi”, sau đó là tên các cơ quan, tổ chức hoặc
đơn vị, cá nhân trực tiếp giải quyết công việc;
-
Phần thứ hai bao gồm từ “Nơi nhận”, phía dưới là từ “Như trên”, tiếp theo là
tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan khác nhận văn bản.
2.
Kỹ thuật trình bày
Nơi
nhận được trình bày tại ô số 9a và 9b.
Phần
nơi nhận tại ô số 9a được trình bày như sau:
-
Từ “Kính gửi” và tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản được trình
bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng;
-
Sau từ “Kính gửi” có dấu hai chấm; nếu công văn gửi cho một cơ quan, tổ chức
hoặc một cá nhân thì từ “Kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân được
trình bày trên cùng một dòng; trường hợp công văn gửi cho hai cơ quan, tổ chức
hoặc cá nhân trở lên thì xuống dòng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc mỗi
nhóm cơ quan, tổ chức, cá nhân được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có
gạch đầu dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy, cuối dòng cuối cùng có dấu chấm; các
gạch đầu dòng được trình bày thẳng hàng với nhau dưới dấu hai chấm.
Phần
nơi nhận tại ô số 9b (áp dụng chung đối với công văn hành chính và các loại văn
bản khác) được trình bày như sau:
-
Từ “Nơi nhận” được trình bày trên một dòng riêng (ngang hàng với dòng chữ
“quyền hạn, chức vụ của người ký” và sát lề trái), sau có dấu hai chấm, bằng
chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm;
-
Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được trình
bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, đơn
vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản được trình
bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng sát lề trái, cuối dòng có
dấu chấm phẩu; riêng dòng cuối cùng bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm, tiếp
theo là chữ viết tắt “VT” (Văn thư cơ quan, tổ chức), dấu phẩy, chữ viết tắt
tên đơn vị (hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu (chỉ trong
trường hợp cần thiết), cuối cùng là dấu chấm.
Điều 15. Các
thành phần khác
1.
Thể thức
a)
Dấu chỉ mức độ mật
Việc
xác định và đóng dấu độ mật (tuyệt mật, tối mật hoặc mật), dấu thu hồi đối với
văn bản có nội dung bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định tại Điều 5, 6,
7, 8 của Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2000.
b)
Dấu chỉ mức độ khẩn
Tùy
theo mức độ cần được chuyển phát nhanh, văn bản được xác định độ khẩn theo bốn
mức sau: khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc, hỏa tốc hẹn giờ; khi soạn thảo văn bản có
tính chất khẩn, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất mức độ khẩn trình
người ký văn bản quyết định.
c)
Đối với những văn bản có phạm vi, đối tượng được phổ biến, sử dụng hạn chế, sử
dụng các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành như “TRẢ LẠI SAU KHI HỌP (HỘI NGHỊ)”, “XEM
XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ”.
d)
Đối với công văn, ngoài các thành phần được quy định có thể bổ sung địa chỉ cơ
quan, tổ chức; địa chỉ thư điện tử (E-Mail); số điện thoại, số Telex, số Fax;
địa chỉ trang thông tin điện tử (Website).
đ)
Đối với những văn bản cần được quản lý chặt chẽ về số lượng bản phát hành phải
có ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành.
e)
Trường hợp văn bản có phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có chỉ dẫn về phụ
lục đó. Phụ lục văn bản phải có tiêu đề; văn bản có từ hai phụ lục trở lên thì
các phụ lục phải được đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã.
g)
Văn bản có hai trang trở lên thì phải đánh số trang bằng chữ số Ả-rập.
2.
Kỹ thuật trình bày
a)
Dấu chỉ mức độ mật
Con
dấu các độ mật (TUYỆT MẬT, TỐI MẬT hoặc MẬT) và dấu thu hồi được khắc sẵn theo
quy định tại Mục 2 Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13 tháng 9 năm 2002 hướng
dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi
hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2000. Dấu độ mật được đóng vào ô số
10a, dấu thu hồi được đóng vào ô số 11.
b)
Dấu chỉ mức độ khẩn
Con
dấu các độ khẩn được khắc sẵn hình chữ nhật có kích thước 30mm x 8mm, 40mm x
8mm và 20mm x 8mm, trên đó các từ “KHẨN”, “THƯỢNG KHẨN”, “HỎA TỐC” và “HỎA TỐC
HẸN GIỜ” trình bày bằng chữ in hoa, phông chữ Times New Roman cỡ chữ từ 13 đến
14, kiểu chữ đứng, đậm và đặt cân đối trong khung hình chữ nhật viền đơn. Dấu
độ khẩn được đóng vào ô số 10b. Mực để đóng dấu độ khẩn dùng màu đỏ tươi.
c)
Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành
Các
chỉ dẫn về phạm vi lưu hành trình bày tại ô số 11; các cụm từ “TRẢ LẠI SAU KHI
HỌP (HỘI NGHỊ)”, “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ” trình bày cân đối trong
một khung hình chữ nhật viền đơn, bằng chữ in hoa, phông chữ Times New Roman,
cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
d)
Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ thư điện tử (E-Mail); số điện thoại, số
Telex, số Fax; địa chỉ Trang thông tin điện tử (Website).
Các
thành phần này được trình bày tại ô số 14 trang thứ nhất của văn bản, bằng chữ
in thường, cỡ chữ từ 11 đến 12, kiểu chữ đứng, dưới một đường kẻ nét liền kéo
dài hết chiều ngang của vùng trình bày văn bản.
đ)
Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành
Được
trình bày tại ô số 13; ký hiệu bằng chữ in hoa, số lượng bản bằng chữ số Ả-rập,
cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng.
e)
Phụ lục văn bản
Phụ
lục văn bản được trình bày trên các trang riêng; từ “Phụ lục” và số thứ tự của
phụ lục được trình bày thành một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ
chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; tên phụ lục được trình bày canh giữa, bằng chữ in
hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
g)
Số trang văn bản
Số
trang được trình bày tại góc phải ở cuối trang giấy (phần footer) bằng chữ số
Ả-rập, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng, không đánh số trang thứ nhất. Số trang của
phụ lục được đánh số riêng theo từng phụ lục.
Mẫu
chữ và chi tiết trình bày các thành phần thể thức văn bản được minh họa tại Phụ
lục IV kèm theo Thông tư này.
Mẫu
trình bày một số loại văn bản hành chính được minh họa tại Phụ lục V kèm theo
Thông tư này.